クリニックの医療DXは何から始める？窓口（会計）業務がおすすめな理由
近年、国を挙げて「医療DX（デジタルトランスフォーメーション）」が推進されており、クリニック様のデジタル化は避けて通れない重要なテーマとなっています。
しかし、いざ「うちも業務効率化のためにDX化をしよう」と思っても、予約、問診、電子カルテなど種類が多く、「何から手をつければいいのか分からない」と悩むクリニック様も少なくありません。
特に、「ご高齢の患者様が多いので、スマホやWebのシステムは定着しないのでは」「スタッフも、新しい運用で操作など覚えられるか不安…」といった理由から、DX化に踏みとどまってしまうクリニック様も多いのではないでしょうか。
本記事では、「医療DXとは何か」「何から始めるのが一番効果的なのか」を整理し、現場の課題解決に直結しやすい改善方法について解説します。スタッフさんの負担や患者様の待ち時間を減らしたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
「医療DX」とは？
医療DXとは、インターネットやデジタル技術を活用して、医療の現場をより良く変えていく取り組みのことです。
身近な例では「オンライン資格確認」や「電子処方箋」などがあります。これは単に「紙をパソコンで管理する」だけでなく、データをうまく共有してスタッフさんの負担を減らし、患者様へより良い医療を提供することが目的です。
2024年の診療報酬改定でもデジタル化を評価する制度が新設されるなど、国を挙げてのサポートも進んでいます。
クリニックのDX、具体的にどの業務から始めるべき？
一口に医療DXといっても、対象となる業務は多くあります。患者様が来院してから帰るまでの流れに沿って分類すると、大きく以下のようになります。
- 予約・受付のDX： Web予約システム、スマートフォンの診察券アプリなど
- 問診・記録のDX： Web問診票、クラウド電子カルテなど
- 窓口・会計のDX： 自動精算機、セミセルフレジ（自動釣銭機）、キャッシュレス決済など
理想はこれらすべてを一度にデジタル化することですが、導入コストもかかり、新しい操作を覚える現場のスタッフさんに大きな負担がかかってしまいます。そのため、まずは「ひとつの業務」に絞って始めるのがおすすめです。
例えば「Web予約」や「Web問診」は患者様にとって便利ですし、「電子カルテ」は過去の記録の検索や情報共有をスムーズにし、業務を大きく助けてくれます。しかし、これらは診療スタイルが大きく変わったり、患者様に事前の入力を定着させるなど少し時間がかかるケースもあります。
そのため、診療フロー全体への影響が少なく、スタッフさんの負担を減らせる「窓口業務（会計）」の改善が、DXの第一歩として非常に有効です。
なぜDXの第一歩として「窓口（会計）業務」が良いのか
電子カルテやWeb予約システムなど、他にもDXの選択肢がある中で、なぜ「窓口での会計業務」から手をつけるべきなのでしょうか。
それは、電子カルテなどの導入と比較すると、「診療フロー全体への影響が少なく、比較的導入しやすいから」です。
例えば、電子カルテの導入や入れ替えは、業務フローが変わるため、慣れるまでは現場が混乱するリスクがあります。また、Web予約やWeb問診は、ご高齢の患者様にスマホ操作をお願いする必要があり、定着するまでに時間がかかります。
これらに比べ、会計の業務改善は受付での案内や運用フローは少し変わりますが、診療フロー全体への影響が少なく、導入のハードルが低いのが特徴です。現場が抱える以下の3つの課題を解決できるため、DXの最初のステップとして最適です。
理由1：「会計待ち」の解消
患者様は、診察が終わった後の「会計待ち」にストレスを感じます。診察後に待たされると、クリニック全体の印象まで悪化しかねません。診察時間を削ることなく、この「待ち時間に対する不満」という課題を安全に解決できるのが窓口の効率化です。
理由2：「現金を扱うプレッシャー」の削減
「お金の計算が合わないかもしれない」という日々の緊張感は、スタッフさんにとって大きなストレスです。この「現金を扱うプレッシャー」を機械によって無くすことが、精神的な負担を大きく和らげ、スタッフさんの定着（離職防止）という課題の解決に直結します。
理由3：「見えない残業代」をカット
診療終了後に行う「レジ締め作業」は、クリニック様における「隠れたコスト（人件費）」になっています。ここを自動化・効率化できれば、例えば1日30分かかっていた作業を月約10時間（月20日稼働）削減することができ、人件費の抑制はもちろん、スタッフさんの負担軽減や業務効率化にもつながります。
窓口業務を効率化する「3つの選択肢」
では、この窓口での業務をどう効率化すればよいのでしょうか。3つの解決策を紹介します。
1. キャッシュレス決済の対応
窓口にクレジットカードや電子マネー、QRコード決済などの端末を設置し、多様な支払い方法に対応する方法です。
- メリット：患者様の利便性が向上し、キャッシュレス決済の場合は自動で決済されるため、お釣りの渡し間違いや違算金の削減にも繋がります。
- デメリット：「現金払い」は残るため、スタッフさんの現金の受け渡しや釣銭計算、日々の「レジ締め作業」の負担を無くすことは難しいです。
2. 会計業務の「完全自動化」（セルフレジ・自動精算機の導入）
スーパーなどのように、患者様ご自身で明細や診察カードのバーコードを読み取り、機械の操作から精算までをすべて単独で完結させる方法です。
- メリット： 会計業務そのものをシステム化できるため、スタッフさんの業務量や患者様の会計待ち時間を大幅に削減できます。
- デメリット： 機械操作に不慣れな患者様が迷ってしまい、スタッフさんが案内する事態になりやすく、慣れるまで業務負担が変わらない場合があります。
3. 人と機械の「分業」（セミセルフレジ・自動釣銭機の導入）
患者様へのご案内は「スタッフさん」が行い、現金の計算や受け渡し、診療後のレジ締め作業を「機械」に任せる方法です。
- メリット：スタッフさんは現金を扱うプレッシャーやレジ締め残業から解放され、その分の時間を「患者様への丁寧な接遇」に充てることができます。
- デメリット： 機器の導入費用や、受付への設置スペースが必要になります。
「丁寧な対応」と「業務の効率化」を両立する現実的なアプローチ
すべてをオンラインで完結させる運用（事前決済や自動精算機など）は、スピード重視の環境には適しています。しかし、「患者様とのコミュニケーションを大切にし、より良い医療を提供し続けたい」とお考えのクリニック様にとっては、すべてをデジタル化してしまうと「冷たい印象」を与えたり、操作についていけない患者様を置き去りにしてしまうリスクがあります。
そこで、「患者様とのコミュニケーションは残しつつ、手続きなど効率化できる部分はシステムに任せる」という分業のアプローチが、スムーズな解決策となります。
なぜ、すべてをオンライン化して非対面にするのではなく、この分業によって「丁寧な対応」と「効率化」が両立できるのでしょうか。
オンライン完結のシステムは、効率化と引き換えに患者様とスタッフさんの「接点（対面での会話）」そのものを無くしてしまいます。一方で、受付にセミセルフレジのような仕組みを組み込む分業スタイルであれば、「患者様とのコミュニケーション」を残したまま、負担の大きい会計処理を自動化、効率化できるからです。
では、実際にこの「分業スタイル」を取り入れたクリニック様では、現場や患者様にどのような変化が起きたのでしょうか。
「レジ締め残業がどう変わったのか」「患者様とのコミュニケーションは残せているのか」など、リアルなお声を以下の導入事例でご紹介しています。
▶︎ 締め作業を20分→5分に！
https://owen-syspo.com/voice/arisaka-eye-clinic/
︎▶ 患者様とのコミュニケーションはそのまま。
https://owen-syspo.com/voice/ogawa-clinic/
まとめ：自院に合った「医療DX化」を
医療DXを進めるにあたり、「とにかく全てをデジタル化・無人化するのが良い」というわけではありません。クリニック様がどのような改善・解決をしたいのかという方針に合わせて、最適な仕組みを選ぶことが大切です。
しかし、「何が必要なのか」「何から対応すればよいのか」など、事前に確認しておくべき重要なポイントがあります。
そこで、「DXの第一歩として、セミセルフレジを考えているがどんな基準で選べばいいか分からない」というクリニック様向けに、セミセルフレジ選定のチェックポイントをまとめた解説資料をご用意しております。
情報収集の第一歩として、ぜひお気軽にご活用ください。
