キャッシュレス決済への対応と業務負担の軽減を、一度に実現できた

キャッシュレス決済への対応と
業務負担の軽減を、一度に実現できた

耳鼻咽喉科・アレルギー科たなかクリニック様

福井県福井市

診療科

耳鼻咽喉科アレルギー科

院長：田中信之先生

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課題・目的と導入効果

Before

手動レジによる会計業務で違算が発生すると、スタッフの業務負担が増えてしまう
キャッシュレス決済に対応できず、サービス向上の機会を逃していた

After

導入以来、違算金が一度も発生せず、締め作業の負担が大幅に軽減された
約3割の患者様が、キャッシュレス決済を利用できるようになった

セミセルフレジ（自動釣銭機）を導入しようと思われたきっかけをお聞かせください。

当院では手動レジで会計処理を行っていました。しかしたまに、締め作業で ①レジの現金 ②集計表 ③電子カルテの集計の3つの数値が合わず、スタッフが数え直さなければならない状況が起きていました。

正確な会計業務を行うため、スタッフには常にプレッシャーがかかっていたと思います。

キャッシュレス決済の要望はありましたか？

要望は増えていました。どこに行ってもQR決済やクレジットカード決済が使える時代ですから、当然の流れですよね。私自身もキャッシュレス決済をよく使うので、ぜひ導入したいと考えていました。

その後の情報収集は、どのようにされていたのでしょうか？

当初、手動レジはそのままで、クレジットカード決済端末だけを導入しようと考えていました。取引業者様から複数の提案をいただいていましたが、キャッシュレス決済端末だけを追加すると、集計業務がかえって複雑になるのではないか。そう思っていた時に、医師向けの団体の冊子に載っていたOWENの情報が目にとまりました。

実は以前、近くの医院に用事があって訪問した際、OWENが設置されているのを見たことがあったのです。調べてみると、当院で使用している電子カルテともバーコード連携ができる。これならキャッシュレス決済も現金決済も一括で管理でき、スタッフの負担軽減につながると考え、医師向けの団体に連絡してデモをお願いしました。

デモを受けられた際の印象や、スタッフさんの反応はいかがでしたか？

年代によって、反応は分かれていました。新しいものに抵抗感をおぼえるのも、無理はないでしょう。

ただ、私には「世の中は変わり続けている。変化に対応しないと、生き残れない」という思いがありました。スタッフには、私から利便性を伝え、丁寧に説得しました。

OWENを選ばれた決め手を教えてください。

画面と文字が大きく、非常に分かりやすい点です。高齢の患者様でも操作できる、シンプルな画面設計は決め手の一つです。

また、信頼している団体が推薦する機器であることも導入を後押ししました。

導入後、患者様の様子はいかがですか？

院内の滞在時間は短くなっています。会計もスムーズになり、全体的な流れが改善されました。

モニターの文字も大きく、高齢の患者様にも分かりやすいですね。両面モニターのおかげで、カウンターの内側からも同じ画面を見ながら案内できるため、サポートしやすい。患者様からの評判も良好です。

キャッシュレス決済は現在、3割の患者様が利用しています。

印象的だったのは、ある患者様が「現金を持ってきていない」と話されていた時のことです。スタッフがQR決済を案内すると、すごく安心した表情をされました。時代のニーズに応えられていると実感できた瞬間です。

業務課題はどのように解決しましたか？

現金を手作業で数え、電卓で計算していた煩雑な作業から完全に解放されました。現在はOWENが預かり金額を自動計算し、正確なつり銭を算出してくれるため、処理速度が向上し、何よりミスがゼロになりました。導入して以降、違算金は発生していません。

締め作業にかかる時間も大幅に短縮され、スタッフの負担が軽減されました。以前は、違算が発生すると2〜3名のスタッフが残業して原因究明にあたっていましたが、そうした状況が完全になくなり、スタッフの働き方も改善されています。

当初は機械操作に不安を感じていたスタッフも、現在では問題なく使いこなしています。以前までの、手作業での集計方法には戻れないと思います。

サポート体制はいかがですか？

非常に頼りになります。問題が発生した際、電話をかけると、話しながら解決まで導いてくれたり、遠隔操作で確認してくれたりする。この安心感は大きいですね。

OWENやセミセルフレジ（自動釣銭機）の導入を検討されている方へメッセージをお願いいたします。

セミセルフレジ（自動釣銭機）の導入は、当院の業務効率を向上させてくれました。スタッフの負担も、大きく軽減されました。

社会全体のキャッシュレス化は、今後も加速していくでしょう。患者様も、セルフレジ（自動精算機）やセミセルフレジ（自動釣銭機）の機械操作に慣れているため、キャッシュレス決済の導入は今後は避けられないと思います。将来を見据えた投資として、導入をおすすめします。

機器の選定時に重要なのは、会計処理を一つのシステムに統合できることです。人の手が入るほど、ミスが起こる可能性は高まります。OWENのように、電子カルテやレセコンと連携し、現金・キャッシュレス決済を一元管理できるシステムを選ぶことで、患者様とスタッフ、双方にとって安心できる環境を実現できると思います。