導入事例

患者数増による“業務負担”を減らしたい。
院長とスタッフが、効率化の実態を語る

セミセルフレジ（自動釣銭機）を導入しようと思われたきっかけをお聞かせください。

大きな課題というほどではありませんでしたが、時々、現金が合わないことがあり、スタッフの負担になっていました。解決方法を考えていた際、医師向けの団体から送られてきたOWENのチラシを見て関心を持ちました。

導入前の検討から、設置まではどのように進められましたか？

2024年の秋ごろにオンラインでご相談させていただきました。OWENが、安心できる医師団体が推奨するシステムであることも後押しし、そのままオンラインでのお話のみで導入を決定しています。

その後は、OWENの営業さんが非常に丁寧に対応してくださいました。カウンター工事を行うため、事前に実物大の模型をクリニックに送っていただき、設置イメージを正確に把握。施工時には、営業さんが早めにOWENを納品しに来てくださったため、ずれや不具合もなく進行できました。

キャッシュレス決済も、合わせて導入されたと伺っております。

キャッシュレス決済端末も、OWENと同時期に導入しました。審査などの都合で、連携が完了したのはその少し後ですが、現在では全体の1〜2割程度がクレジット決済を利用されています。特に、若い患者様の利用が多く、患者サービスの向上につながっていると実感しています。

会計業務についての変化はどのように感じていらっしゃいますか？

導入してから改めて実感するのは、「スタッフの負担軽減」という当初の目的が確実に達成されたことです。違算金問題が解決し、会計ミスに関するストレスからスタッフが解放されました。

ここからは、実際に会計業務をされているスタッフさんにお話を伺います。導入前はどのような課題がありましたか？

患者様の増加に伴い、会計業務の負担も年々増えていました。特に、現金が合わない場合の対応が大変で、通常かかる15分程度の締め作業に加えて、再計算に30〜45分かかってしまいます。一人で作業する場合はダブルチェックも行う必要があり、集計レシートとレセコンの照合作業にも、相当な時間を要していました。

また、患者様からは「クレジットカードは使えませんか？」などと、キャッシュレス決済への要望も度々いただいており、対応できないことを心苦しく感じていました。

OWENの導入に際して、不安はありましたか？

当院には高齢の患者様が多いため、新しい機械の操作に慣れていただけるか心配でした。操作に戸惑われ、会計の待ち時間が増えてしまうのではないかという懸念もありました。

実際に運用を始めると、予想以上にスムーズでした。OWENの操作は思っていたより簡単で、一度操作された患者様は、次回から問題なく使ってくださいます。多くの方がコンビニやスーパーで同様のシステムに慣れ親しんでいることも影響していると思います。

ただ、時には紙幣の挿入場所に迷われる方もいらっしゃいます。おそらく、画面、紙幣・硬貨の挿入口など、目視すべき点が複数あるためでしょう。しかし、セミセルフレジ（自動釣銭機）は、患者様が完全に一人で操作するものではなく、スタッフが直接サポートすることを想定した機械。困っていらっしゃる方には適宜お声がけして案内しています。おかげで患者様からも、評判が良いですね。

業務効率はどの程度改善されましたか？

劇的に改善されました。現在の締め作業は、5分程度で完了します。現金の違算が完全になくなったため、追加の確認作業や再計算が不要になりました。おつりの受け渡しミスなども全くなくなり、会計業務に関するストレスが大幅に軽減されました。

キャッシュレス決済にも対応できるようになったため、特に内視鏡検査後の患者様や、若い世代の方に満足していただいています。

サポート体制についてはいかがですか？

操作に慣れない時期に電話したところ、非常に丁寧に対応していただけました。機械の性能も良く、処理速度が早いため、患者様をお待たせすることもありません。

サポートしていただける時間は、契約によって異なり、当院は18時までとなっています。それ以降に問題が発生した場合は、翌朝まで待つ必要がある。OWENを導入される方は、自院の診療時間に合わせてプランを検討すると安心かと思います。

今後のOWENへの期待や改善点があれば教えてください。

全体的には非常に満足していますが、欲を言えば、硬貨の排出方法を改善していただけたら嬉しいです。現在、売り上げ金の「回収」ボタンを押すと、コインがジャラジャラと出てくる。それを、硬貨用の保存箱に入れやすいよう整理されて出てきたら、より会計が効率化できると思います。

ただし、こうした細かい点を除けば、導入して本当に良かったと実感しています。同じような課題を抱えているクリニック様にもおすすめしたいですね。

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