人手不足の解決に向け、OWENを導入しシステム面を整備。「受付から会計までの導線がスムーズになった」
- 人手不足をシステムで解決するために、OWENを導入
- 会計ミスが軽減され、締め作業が大幅に短縮された
- 電子カルテやレセコン等も再整備し、OWENと連携。受付から会計までがよりスムーズになった
先生がセミセルフレジ（自動釣銭機）を導入しようと思ったきっかけを教えてください。
慢性的な人手不足がありました。
5年以上前からこの悩みを抱えていたために、様々な施策を行っていたのですが、その後スタッフの育休・産休なども重なったのです。
一方で、患者さんは増えていく。
そこで、限られたスタッフでも運営できるようにするため、会計などの業務をシステムに任せることにしました。
普段から、先生も受付や会計業務をしていると伺っていますが、OWENを導入するまではどのようなフローになっていたのでしょうか？
OWENの導入前後に、カルテや受付システム、予約システムも導入・見直しをしていたのですが、それまでは飼い主さんがいらっしゃったら私や他のスタッフがレセコンを操作し、まず受付登録をします。診察では紙カルテに記録を取り、そこに会計金額も記載していました。
その後カルテをスタッフに渡し、スタッフがそれを見ながらレセコンに情報を打ち込み、レジスターで会計していたのです。
当時は、紙カルテに私が情報を書き漏らすことがあったり、スタッフが紙カルテの情報を見落として請求し忘れる項目が出てしまったりしていました。
やはり人を介することでエラーは出てしまうんです。
私が会計をすることもあったのですが、そこで釣り銭のミスなどもあり、様々な側面からストレスを抱えていました。
このようなミスをなくす意味でも、OWENを導入しようと考えていたのです。
OWENを知ったきっかけを教えてください。
比較サイトで、シスポさんのOWENも含め、様々なセミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機を知りました。問い合わせをしたところ、シスポさんが一番早く対応してくださったのです。
私たちもスピーディに進めたかったので、実機を持って早急にデモをしてくれたOWENさんには好印象を抱きました。他の会社さんのデモもいくつか見ましたが、画面が大きくて見やすいところや、飼い主さん側とスタッフ側の両面にタッチパネルがあることなど、使いやすさでもOWENは印象に残りました。
金額面はいかがですか？
導入しやすい価格なので、これも決め手のひとつです。
他社でも低価格のものがあったのですが、その機器は非循環式だった（お釣り用の現金と、投入された現金が分けて格納される）ので、循環式（投入された現金が、お釣りとしても使用される。どちらも同じ場所に格納される）のOWENより、多くの釣り銭を用意しなければならない。
そして何より先ほども話した通り、画面の大きさなども魅力だったので、OWENを選びました。
実際にOWENを使ってみていかがですか？
OWENの前後に、レセコンや電子カルテ、予約・受付システムなども導入したり、見直したりしていたので、それらとの連携が完了してからは導線が非常にスムーズになりました。
今ではまず受付を済ませたら、診察室で電子カルテに記録します。レセコンもその場で操作して、バーコードが印字された明細書を印刷して受付に渡し、会計ではOWENに接続している機器でそのバーコードを読み取り、患者さんご自身でお会計していただきます。
任せられるところはシステム化しているので、ヒューマンエラーが起きにくくなり、会計ミスはもちろん、現金をやりとりするストレスも大きく軽減されました。
会計間違いが起きていた頃は、レジのお金とレセコンのデータが合わないために、30〜40分ほど確認作業をすることもありました。その間スタッフは帰れず、私も業務が増える。
それが今では、正確な集計作業に1分もかかりません。その日の売り上げも紙やデータで出力できるので、それを税理士さんにお渡しすれば当院のお金周りも安心です。
導入前後のやりとりについても教えてください。様々なコミュニケーションがあったと伺っています。
そうですね。
まず、物販をタッチパネル上から選択し、会計ができるようにする機能を最大限活用するためのご相談をしました。それまで、OWENの物販機能（オプション）で設定できる物販項目数は5項目だったのですが、様々なコミュニケーションを経て、2023年の夏には90項目まで拡大（ 8月31日より物販項目の登録可能数が90項目に大幅拡張）していただいたのです。
他に、クレジットカード決済の料率の確認や、決済可能なクレジットカードの調整などにもいくつかの障壁があり、導入して数カ月は、以前まで使っていた決済端末と併用していた時もありました。当時は締め作業も、OWENと、クレジットカードの決済端末の2つで実施していたので、ようやく全てが揃う時が待ち遠しかったです。
最後に、セミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機を検討されている方にメッセージをお願いいたします。
犬猫の動物病院の場合は、雑誌などでセミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機を導入しているケースを見たことがありますが、当院のように鳥やげっ歯類を診察する動物病院では、これから普及率が上がっていく段階なのだと感じています。
また、人手不足の問題を抱えている動物病院には、システムでカバーする方法も視野に入れてみてほしいです。最初こそお金はある程度かかりますが、長い目で見ると、自分の業務量も減り、楽になります。
さらに、当院のような規模のところであれば、自動精算機ではなくセミセルフレジ（自動釣銭機）の導入で、十分メリットを享受できます。「小さい病院だから」と考えず、その規模だからこそシステムを整えて、人手不足や業務負担などを解決していってほしいですね。
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