導入事例

助成金活用でOWENを導入し、違算金を解消。「今まで会計に充てていた時間で、伝票作業も捻出できるように」

先生がセミセルフレジ（自動釣銭機）を導入しようと思ったきっかけを教えてください。

コロナ感染への懸念と、違算金がきっかけです。
コロナ禍の数年間、当院ではビニールシートで受付カウンターと患者様を隔て、隙間からやりとりしていました。それでも、直接的な金銭授受は避けられません。
風邪の症状がある方も、外で待っていただき診察を終えると、スタッフが会計対応をします。そのスタッフが常にリスクを追う状況を、私も気にしていました。

他の医療機関様を見ると、やはりセミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機を活用し、直接的な現金のやりとりが減っている印象でした。当院でも機器の導入を望む声もあり、少しずつ検討しはじめたのです。

また違算金も大きな課題でした。
レセコンとレジスターの金額が合わないと、確認作業のためにスタッフに遅くまで残ってもらわなければなりません。それが心苦しかったです。
その日に解決しない場合、翌日、翌々日と持ち越すこともあるので、心理的負担もかかってしまう。

スタッフが気持ちよく働けるように、そして早く帰れるようにするためにも、正確に会計ができるセミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機の導入を本格的に視野に入れました。

OWENを知ったきっかけを教えてください。

医師向けの情報誌、パンフレットのようなものにOWENの情報が載っていたのです。
当時はちょうど「当院にもこういった機器があったらいいだろうな」と、スタッフにも話をしていたタイミングでした。興味が湧いたので、そのままご連絡したんです。

他のセミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機の情報収集はしましたか？

インターネット検索で、さまざまなセミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機を比較した動画や、導入メリットを解説した情報をたくさん見ました。

そもそも、セミセルフレジ（自動釣銭機）は、スタッフがサポートしながら、現金を機械に入れたり、クレジットカードやQR決済をおこなったりといった「会計部分のみ」を患者様にしていただくもの。自動精算機はそれに加え、診察券や受付票に印字されたバーコードを自動精算機に読み取ってもらい、会計情報を反映させる作業などを、スタッフのサポートなしでご自身で進めるものとされています。

しかし、さまざまな情報を見ると、自動精算機を導入しても近くにスタッフがいないとスムーズに進まないケースがあるようでした。当院は高齢の患者様も多いので、最初からスタッフがサポートする前提で、会計部分のみをまかせてスムーズに運用できるセミセルフレジが合っているとも感じました。

OWENのデモを受けてみていかがでしたか？導入の決め手も教えてください。

他の情報もいくつか見ましたが、OWENは画面も大きく、タッチするボタンも分かりやすい。デモで初めてOWENを見て、看護師や受付スタッフも簡単に操作できそうだと感じました。

また、事前に「OWENが実際にどんな医療機関様で活用されているか」の事例もご説明いただいたので、信頼感を持って導入を決定できました。

実際にOWENを使ってみていかがですか？

「金額が合わない」ということがなくなりました。
当院では在宅診療もおこなっています。その患者様は一カ月分をまとめてお支払いするので、大きな金額が動きます。それでも数え間違いもなく、正確に精算できるので心理的負担も軽減されました。

さらにOWENが会計をしてくれる間に、予防接種や健診、細胞診をはじめとする伝票作成や、書類の取り込みなどの他の作業ができるようになりました。
OWENを導入するまでは、スタッフの業務負担が大きく、時にはお昼休みの時間を遅らせて作業してもらうこともあったのですが、今はそこをOWENが助けてくれています。

導入時に働き方改革推進支援助成金を活用していますが、もともと助成金の存在は知っていたのでしょうか？

知らなかったです。たしかに当時見ていたパンフレットに「OWENは助成金が使える」とは書いてあったのですが、助成金を活用することとOWENを導入することにどんな関係があるのかすら分かりませんでした。

そのため、申請手続きの負担ばかり気になり「助成金を使わずに進められないか？」とご相談したのです。すると、働き方改革のことや、スタッフの働き方改革を推進する際の設備投資などの費用に、助成金が支払われるケースがあることを説明していただき、少しずつ理解が進みました。

その後、2023年内の申請締切に向けて社労士さん、OWENを提供するシスポさんなどとやりとりしながら準備を進め、無事に申請が通りました。

おかげでOWENの導入費用が大幅にカットできましたし、何より働き方改革への理解を深めて、スタッフの働き方をしっかり考えることができました。休暇取得の見直しなど、スタッフに説明しながら働き方を改善する良い機会をいただいて、感謝しています。

OWEN導入にあたり、カウンターの工事もされましたよね。

最後に、セミセルフレジ（自動釣銭機）や自動精算機を検討されている方にメッセージをお願いいたします。

医療機関様の中には、現金以外の決済方法を取り入れることで発生する「手数料」に抵抗感がある方もいらっしゃるかもしれません。私もそれが気になり、実際に毎月どのくらいの手数料が引かれるのかを計算してみたことがありますが、引かれる手数料よりも、スタッフの業務負担が減り、働きやすくなるメリットの方が大きいと感じました。

OWENであれば、患者様が操作するタッチパネルの背面にも画面があるので、スタッフはカウンターの内側から、その画面を見ながらスムーズにサポートできます。つまりこれまでの導線を変えることなく、正確に会計が進められるのです。
さらに保守サポートもしっかりしているので、安心感も大きい。

患者様からは「PayPayで決済できるんですね」「クレジットカードも使えるんですね」などとポジティブな反応をいただくことも多いです。
お金の面も大事ですが、利便性を考えて検討してみるといいのではないかと思います。

＜お客様情報＞