「OWEN独自の、見やすく滑らかな操作画面」が決め手！違算リスクと会計業務の負担を軽減

高宮内科クリニック様

京都府京都市

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内科・小児科・一般診療

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内科循環器内科

院長：高宮充孝先生

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課題・目的と導入効果

Before

金銭授受による違算が一定の頻度で発生していた
電話、受付などの複数業務と会計を並行して行うため、スタッフの負担が大きかった

After

違算がほぼ発生しなくなり、金銭授受に伴うスタッフの心理的負担を軽減
会計や締め作業の負担が減り、業務効率化を実現

OWEN導入前は、会計業務についてどのような課題を感じていましたか？

当院では、3〜4名、少ない時は2名のスタッフで、1日40〜50名ほどの患者様に対応しています。受付スタッフは会計だけでなく、電話対応や紙書類のデータ化など、複数の業務を並行して行わなければなりません。

その中で現金を手動で扱うため、違算金が一定の割合で発生していました。間違いが起きると、その確認や対応にも時間がかかりますし、「間違えてはいけない」という心理的負担がかかってしまいます。締め作業にも時間を要していたため、会計業務の効率化は解決すべき課題の一つでした。

セルフレジ（自動精算機）やセミセルフレジ（自動釣銭機）を本格的に検討し始めたきっかけを教えてください。

最初に問い合わせたのは、2023年の夏。実際の導入に至る2年ほど前でした。当時は、手作業でも何とか対応できており、スタッフ間でも導入の必要性については温度差があったことから、いったん検討が止まっていました。

その後、患者様の増加と、コンビニエンスストアなど身近な施設でセルフレジ（自動精算機）やセミセルフレジ（自動釣銭機）を見かける機会が増えたことで、導入に向けて動き出しました。

OWENを選んだ決め手は何だったのでしょうか？

まずは、現金を機械内部で循環させる仕組みが非常に良いと思いました。この、「内部循環」を採用している機器であれば、会計で受け取った現金を機械内で管理し、釣銭として自動的に再利用できます。毎朝の釣銭準備や日中の補充作業が不要になれば、効率化に繋がります。

また、OWENは操作画面が大きく、シンプルで分かりやすい。高齢の方が多い当院では、患者様とスタッフ双方にとっての使いやすさが重要です。大画面でシンプルな操作性、かつ、サイズと価格のバランスを検討し、デモまで受けたのはOWENだけです。

高宮内科クリニック（京都府京都市） — 左：患者様側から見たOWEN、右：カウンター内のスタッフさん側から見たOWEN

営業担当の対応はいかがでしたか？

レスポンスが早かったですね。一度、こちらでの検討が止まった際も、導入時の負担を抑える方法を提案してもらうなど、安心感がありました。何かあった時に相談しやすいことは非常に重要だと思います。

OWENを導入して、どのような変化がありましたか？

何より大きかったのは、違算がほぼ発生しなくなったことです。現金を直接扱う場面が減ったことで、「間違えてはいけない」という心理的負担も減り、スタッフは非常に喜んでいます。

導入当初は、「お金が詰まった」などのトラブルもありましたが、サポートセンターに電話すると、専門知識がないこちらの状況を汲み取りながら丁寧に対応してくださいました。今では、操作について問い合わせることはほとんどありません。クレジットカードとの連携など、技術的な確認で連絡する程度です。

患者様の反応はいかがでしたか？

おおむねスムーズですね。高齢の患者様の中には、現金の投入口に迷われる方もいらっしゃいますが、スタッフが適宜サポートしながら対応しています。

OWENの画面は大きく、文字も大きい。スタッフ側にも画面があるので、操作に慣れない方のサポートも滑らかです。

OWENの導入に合わせて、キャッシュレス（クレジットカード）決済の契約先も切り替えたようですが。

はい。おかげで、以前使っていた決済端末よりも選択肢が増えました。高齢の患者様は現金、若い患者様はクレジットカードという傾向はありますが、検査などで支払い金額が大きくなった時も安心してお支払いいただけます。

OWENの設置において、どのような工夫をされましたか？

設置に向けて、受付カウンターを改修しました。元々こだわって作ったカウンターだったので、改修に抵抗感はありましたが、「導入するなら綺麗に仕上げたい」という想いで、信頼できる建設会社さんに依頼しました。サイズや配線などの細かなやり取りは全て、建設会社さんとOWENの営業担当さんが進めてくださったので、スムーズでしたね。