「お金が合わない」日々からの脱却を目指し導入。
会計時の人的エラーを解消へ
課題・目的と導入効果
Before
- 締め作業でお金が合わないことがあった。スタッフが数え直しをする負担を減らしたかった
- 時代に合わせ、キャッシュレス決済を導入したかった。衛生的に、現金を触る機会を減らしたかった
After
- 現金受け渡しのエラーがない。スタッフも安心して会計ができる上に、患者様の利便性も向上した
- 支払い方法が豊富なことに驚く患者様も。現金に触れる機会が減り、衛生面の課題もクリアに
セミセルフレジ（自動釣銭機）を導入しようと思ったきっかけを教えてください。
厚行院長：以前から、締め作業の時にお金が合わないことが悩みの種だったんです。一日の仕事が終わってからそういったことが起こると、スタッフさんは最初から数え直しては確認する作業を繰り返さなければならない。その負担を減らしたい想いもあり、セミセルフレジの導入を考えました。
実際には智美副院長がこまめに調べてくれましたね。
智美副院長：時代の流れ的にキャッシュレスが当たり前になっていますし、衛生面からも現金を触る機会を減らしたいとちょうど考えていたんです。
調べる中で、働き方助成金を活用すれば、低価格で導入できるケースもあると分かり、助成金申請を活用し、導入できるところを見ていきました。
セミセルフレジの選定をする際、知り合いなどに相談しましたか？
智美副院長：周囲に聞いてはみたのですが、病院規模なら当たり前でも、クリニックで導入している知人は当時あまりいなかったです。
厚行院長：その後聞いたのは、ここ数年で新規開業されたクリニックさんは、医科を中心に軒並み導入していると。これから増えていく印象ですね。
OWENへの決め手は何だったのでしょうか？
厚行院長：偶然OWENのチラシを見て、他に検討していたセミセルフレジよりも圧倒的に低コストだったことで候補に入りました。相談してみると、働き方助成金を活用し、導入できることを知りました。
智美先生：私たちはセミセルフレジについて分からないことも多かったので、京都府内に会社があるという点でも、シスポさんには好印象を抱きました。
実際には、全国どこでもリモートでも対応してくれるから、会社の距離に左右されにくいサービスなのですが、問い合わせ当時はそう考えていましたね。
また様々なセミセルフレジがある中でもOWENが医療機関に最適だと思いました。両面タッチパネルだから、患者様はもちろん、スタッフ側も画面を見ながらご案内できる。院内の動線を作りやすい設計ですし、画面も大きくて親切ですよね。
2023年1月に導入し、半年が経過しましたが使い心地はいかがですか？
智美副院長：会計で言うと、現金の受け渡しのエラーがない安心感は大きいです。操作に迷った時も、最初の頃はスタッフさんが電話でサポートセンターにご連絡していましたが、今はもう自分たちで運用できていますね。
厚行院長：当院では保険診療、自費診療などの区分を、会計ごとにスタッフさんがOWEN上から記録して進めるようにしているのですが、その選択を誤ってしまうことが何度かありました。締め作業でそれが発覚すると、対応にも時間がかかってしまうので、運用フローには改善点があるかもしれませんね。ただ、そういったトラブル時も記録を見返せば全てわかるので、フォローもしやすくなったと感じています。
それに、会計部分を自動化できれば、スタッフさんが予約や患者様の案内など、他の業務に時間を充てることができるのも良い点ですよね。
智美副院長：現金に触れる機会も減り、衛生的なメリットも感じています。
患者様の反応はいかがですか？
智美副院長：若い方はスムーズで、お年寄りの中には「こういう機械の操作は初めてだわ」とおっしゃる方もいましたが、やはり何度かいらっしゃるうちに慣れてきますね。
支払いのバリエーションが増えたことには、驚く方も多かったです。クレジットカード払いだけでなく「交通系、PayPayでも払えるんですか？」と。実際、PaPayやd払いを使う方が想像以上に多く、みなさんに活用いただいている印象です。
最後に、セミセルフレジを選定される方にメッセージやアドバイスがあれば教えてください。
厚行院長：以前はいわゆる手動で手打ちするようなレジを使っていたのですが、OWENに変えたことで、違算金へのプレッシャーも減り、スタッフの負担を減らすだけでなく、患者様の利便性も向上したように思います。
これから開業される先生方は、セミセルフレジの導入がメジャーになっていくと思いますので、今回の記事が何かの参考になれば幸いです。
またOWENであれば、現金を取り出す作業の前段階に、さらにパスワードを設定できるため、限られたスタッフにのみその権限を付与できる。
すべての操作もOWEN内に記録されるので、セキュリティ面を気にされる方にも安心だと思います。
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