締め作業が10分の1に短縮！
業務負担、人材不足の課題をOWENが支えた
課題・目的と導入効果
Before
- 稀に発生する違算金の原因究明に、2時間ほどを要していた
- コロナ禍で衛生面の懸念が高まったことで、直接的な現金授受の機会を減らしたかった
After
- 違算金がゼロになり、締め作業が10分の1に短縮された
- 採用の課題解決と業務効率化をOWENによって進めることができた
OWEN導入前に抱えていた課題を教えてください。
OWENを導入するまで、当院は手動のレジスターを使用していました。しかし、年に何度か、違算金が発生することがありました。原因を探すのに2時間ほどかかることもあるため、解決策を探していたのです。
コロナ禍に突入してからは、感染症対策の観点から、現金を扱うことへの抵抗感が高まっていました。衛生面の不安を最小限にできる方法も、模索していました。
加えて、銀行での両替業務も大きな負担でした。手数料の上昇に加え、大量の硬貨を運ぶ物理的な負担もあります。鹿児島では、両替機を設置している銀行が限られており、大きな支店まで足を運ばなければなりません。業務効率の面でも課題がありました。
人材面での課題もあったと伺っています。
採用・人件費と業務効率化については、多くのクリニック様が悩んでいると思います。当院ではコロナ禍のタイミングで、スタッフの体調都合により1人が退職し、3人体制となりました。
現在の受付スタッフは、20年以上勤務している者もおり、最短でも11年というベテラン揃いです。新規採用も検討しましたが、人件費なども考慮し、まずは現在の体制で業務効率化を図る方向で検討することにしました。そこで、OWENをはじめとする機器の導入に踏み切りました。
OWENを知ったきっかけを教えてください。
医師向けの団体から送られてくる冊子に同梱されていたチラシで、OWENを知りました。その後、OWENと、知人からおすすめされていた別の機器の両者を慎重に比較検討し始めました。
OWEN導入の決め手は何でしょうか？
レセコンとバーコード連携ができること、クレジットやQR決済に対応できること、キャッシュレス決済の手数料、決済会社の選択肢、使い心地などを比較しましたが、決め手となったのは、情報がスムーズに反映されることです。
知人がおすすめする機器は、バーコード連携ができても、キャッシュレス決済の情報は機器に反映されません。キャッシュレス決済の情報を別で管理する必要があり、現金決済のみが機器に自動反映されるとなると、集計作業が二度手間になってしまいます。
OWENは、キャッシュレス決済の情報も全て反映され、その他の当院の条件を満たしていたことから、導入を決定しました。
オンラインデモを経て導入となりましたが、直接実物をご覧になっていない状態で、どのように準備を進めたのでしょうか？
設置スペースの確保が重要だったため、送っていただいた実寸大の模型を使い、受付レイアウトを検討しました。事前にオンラインでの説明も受けましたが、機器の詳細な仕様や操作感は、実物を見ないと判断が難しい部分もあったと思います。ただ、営業担当の方が丁寧に説明してくださり、導入への不安は軽減されました。
実際にOWENを見たのは導入当日でしたが、事前の情報と相違なく、スムーズに設置することができました。
導入後、会計業務はどのように変わりましたか？
締め作業が10分の1ほどに短縮できました。昼と夜に締め作業を行っていますが、違算金は一度も発生していません。間違いが起きない安心感は、非常に大きいです。
スタッフが直接的に現金に触れる機会も少なくなり、心理的な安心感もありますね。当初抱えていた課題は、ほとんど解決できました。
患者様の反応はいかがですか？
若い方はスムーズに対応してくださいます。高齢の患者様には、代わりにこちらでタッチパネルを操作するなど、適宜サポートしながら運用しています。
患者様の中には、支払い方法を選択する「現金」ボタンを押さずにお金を挿入される方もいらっしゃるので、事前に「現金支払いですよね？」などとお声がけするようにしています。
他にも、お札のシワ・折れなどによる「詰まり」を防ぐために、小銭が入れやすくなるカバーを設置し、患者様にお札を一枚ずつ入れていただくようお願いしています。
トラブルを防ぐ対応もされているのですね。
貴院では、キャッシュレス決済も導入されていると思います。
クレジットカード、交通系ICなどの電子マネー、QR決済を導入しています。手数料は発生しますが、患者様の利便性は大きく向上しました。
特に、ご家族でインフルエンザ予防接種のために来院されると、会計が1万円を超えてしまいます。現金を持ち合わせていない時でも、安心して受診いただける環境が整いました。
スタッフのみなさまの反応はいかがですか？
新しいものを導入することに、抵抗感を抱くスタッフもいました。しかし現在では「もう、OWENなしの会計業務は考えられない」という声があがっています。
手動でお金を数える心理的・業務的負担よりも、新しい機械にお願いするメリットが大きいことを、全員が実感しているのだと思います。
これから導入を検討される方へ、メッセージをお願いします。
人材確保が困難な時代において、業務効率化は必須の課題です。新しいスタッフを採用して教育することも大事ですが、合わせてシステムを導入すると、両者の課題を解決しやすくなると思います。
当院では違算金がゼロになり、締め作業が劇的に短縮されたことで、スタッフの精神的負担も大きく軽減されました。キャッシュレス決済への対応も含め、患者様の利便性向上にもつながっています。
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